Czas pomyśleć o aplikacji do obsługi dokumentów elektronicznych [EZD].
Interfejs aplikacji to klucz to sukcesu. Musi być przejrzysty, używać powszechnie rozpoznawanych ikon, które są dostępne zawsze w tym samym miejscu.
EZD powinno być tak zorganizowane, aby poszczególni pracownicy korzystali z aplikacji dostosowanej do ich specyfiki pracy.
Kompletna aplikacja EZD udostępnia dziesiątki funkcji. Trzeba ułatwić pracę użytkownikowi i pokazywać tylko te funkcję, które mogą być używane w danym momencie.
Przygotowanie pism bezpośrednio w EZD to przykłady funkcji, która sprawia, że wprowadzenie EZD podnosi wygodę pracy.
Dojrzała aplikacja EZD powinna zawierać funkcje wspierające proces wdrożenia.
Wprowadzenie EZD może być również ułatwieniem dla mieszkańców. Uruchomienie Elektronicznego Biura Mieszkańców oznacza urząd dostępny w trybie24/7.
Pisma elektroniczne zostaną zarejestrowane automatycznie. Pisma nadesłane w formie papierowej zarejestruj w kilku prostych krokach.
Elektronicznie przekazuj oraz udostępniaj do wiadomości nadesłane pisma.
Dostęp do dokumentacji spraw uzyskasz po jednym kliknięciu. Pisma które Ty utworzysz zostaną automatycznie powiązane z teczka sprawy.
W aplikacji zapiszesz swoje szablony pism. Dodatkowo, tworzone przez Ciebie pisma mogą pobierać dane z teczki sprawy.
Podpisuj samodzielnie lub przekazuj je do podpisania zwierzchnikowi. Korzystaj z opcji jednoczesnego podpisu wiele pism.
Pisma elektroniczne wysyłane bez ograniczeń co do ich wielkości czy liczby załączników. Dla pism papierowych wygodna obsługa kart nadawczych i zwrotek ZPO.