System EZD nowej generacji obsługuje cały proces opracowania pism w urzędzie w pełni elektronicznie. Od rejestracji pism przychodzących, aż po wysyłkę pism wychodzących. Sytem ten został zaprojektowany od podstaw tak, aby w jak najprostszy sposób obsłużyć codzienną pracę urzędu w hybrydowej rzeczywistości - zarówno z przesyłkami papierowymi jak i elektronicznymi.

Kiedy pierwsze systemy EZD pojawiły się w urzędach kilkanaście lat temu, ich zadaniem było obsłużenie pewnych wycinkowych procesów. Wraz z rozwojem cyfryzacji administracji dodawano do nich nowe funkcje i możliwości. Nie były one jednak przemyślane pod kątem prostoty użytkowania. Brak spójności i intuicyjności aplikacji powoduje, że korzystanie z nich jest trudne, w szczególności przez starszych pracowników. W wielu przypadkach powstało błędne przekonanie, że systemy EZD tylko utrudniają pracę, są zbędne i trzeba się od nich trzymać jak najdalej. Systemy EZD nowej generacji zostały zbudowane od podstaw do łatwej i pełnej obsługi pracy urzędu z elektronicznymi dokumentami.

E-doręczenia w połączeniu z coraz większą ilością wniosków elektronicznych zmienia organizację pracy w urzędzie. Skoro pisma przychodzą i wychodzą z urzędu w formie elektronicznej, to ich tworzenie i podpisywanie również musi być elektroniczne. Przygotowywanie pism i przekazywanie ich do podpisu przy użyciu e-maila bądź pendriva oznacza zwiększenie ilości pracy, brak porządku i narażanie urzędów na pomyłki. Do pełnej obsługi pism elektronicznych w urzędzie niezbędny jest system EZD, który pozwala na proste odbieranie, tworzenie, podpisywanie, wysyłanie i przechowywanie pism elektronicznie.

Petenci mogą kwestionować prawomocność otrzymanych pism, jeżeli nie spełniają wymogów dokumentu elektronicznego. Aby pismo spełniało wymogi dokumentu elektronicznego musi zostać utworzone, podpisane i wysłane w sposób elektroniczny. Skan odręcznie podpisanego dokumentu, nie jest formalnie dokumentem elektronicznym. Dlatego dokumenty tworzone i wysyłane z aplikacji Magistrat w sposób elektroniczny, muszą być podpisywane elektronicznie.

W urzędach nadal pracuje się z papierowymi przesyłkami i dokumentami. Ludzie są do takiej pracy przyzwyczajeni. Właśnie dlatego w aplikacji Magistrat na każdym kroku opracowania, użytkownicy widzą na wyświetlaczu wizualizację dokumentu źródłowego. Dzięki temu praca z pismami jest bardziej naturalna, a pracownicy widząc je przed sobą mają większą pewność do czynności które wykonują.

Jest wielu dostawców systemów EZD na rynku co daje możliwość wyboru najlepszego rozwiązania dla konkretnego urzędu. Dlatego tak jak co parę lat wybieramy operatora telekomunikacyjnego oferującego najlepsze warunki, warto co jakiś czas zweryfikować swój system EZD. Bądź co bądź jest to aplikacja, na której w dużym stopniu opiera się praca całego urzędu. Zmiana systemu nie jest problemem, w szczególności gdy pracownicy urzędu już wiedzą jak używać takich rozwiązań.

Instalacja sprzętu, aplikacji i przeprowadzenie serii szkoleń nie zawsze oznacza udane wdrożenie. Dopiero rzeczywista praca poszczególnych pracowników na stanowiskach uwidacznia, kto i w jakim zakresie potrzebuje jeszcze wsparcia. Nasze wdrożenie kończy się w momencie, gdy wszystkie etapy opracowania pism są sprawnie obsługiwane.  

Koniec wiązania urzędów z aplikacjami na lata tylko dlatego, że wymagały kosztownego zakupu na wstępie. Forma abonamentowa daje wolność wyboru najlepszego rozwiązania dla urzędu bez większego ryzyka. To również znacznie lepsze wsparcie i stałe aktualizacje, tak aby aplikacja była rozwijana, bezpieczna i prosta nie tylko w momencie zakupu, ale przez cały okres jej używania.