Poczta Samorządowa
kompleksowa obsługa e-doręczeń

Poczta Samorządowa to aplikacja do odbierania i wysyłania korespondencji elektronicznej. W jednym miejscu są obsługiwane przesyłki nadesłane poprzez ePUAP oraz skrzynkę e-mailową. Dodatkowa możliwość to uruchomienie własnego Elektronicznego Biura Podawczego.

Przygotuj Twój urząd do zmian

Już dziś doręczenia między podmiotami publicznymi muszą być w formie elektronicznej

Od czerwca 2017 roku każdy urząd jest zobowiązany doręczać pisma w sposób elektroniczny, gdy stroną lub uczestnikiem postępowania jest inny podmiot publiczny art. 39[2] KPA. W przypadkach doręczeń pism w formie papierowej ich prawomocność, może być kwestionowana.

Już wkrótce e-doręczenia staną się podstawowym sposobem doręczeń pism

W Ministerstwie Cyfryzacji prowadzone są intensywne prace nad ustawą wprowadzającą e-doręczenia jako podstawowy sposób doręczania pism urzędowych.

Dla osób, które nie będą miały elektronicznej skrzynki odbiorczej, pisma będą przygotowywane i podpisywane elektronicznie, a dopiero na ostatnim etapie, w urzędzie pocztowym adresata będzie drukowana papierowa wersja pisma. To oznacza, że cała korespondencja wychodząca będzie musiała być tworzona, podpisywana i wysyłana elektronicznie.

Pismo elektroniczne bez podpisu elektronicznego nie jest prawidłowe

Częsta praktyka udzielania elektronicznych odpowiedzi polega na elektronicznym przesyłaniu skanu dokumentu. Ostatnio sądy administracyjne jednoznacznie orzekały, że zeskanowany dokument papierowy nie jest prawidłowym dokumentem elektronicznym. Co więcej, sądy stoją na stanowisku, że pomimo przesłania skanu, trzeba przyjąć, że pismo nie zostało doręczone.


Tylko elektronicznie pomiędzy podmiotami publicznymi

Od czerwca 2017 doręczenia między podmiotami publicznymi muszą być realizowane w formie elektronicznej art. 39[2] KPA.

Rząd zapowiada powszechne
e-doręczenia

Do Sejmu wpłynął projekt ustawy, która wprowadza zasadę, że WSZYSTKIE pisma wychodzące z urzędu są pismami elektronicznymi.

Oznacza to, że warto pomyśleć o przygotowaniu urzędu do elektronicznego obiegu i podpisywania pism.

Akta spraw będą prowadzone elektronicznie

Elektroniczne pisma oznaczają również, że konieczna będzie zmiana sposobu prowadzenia dokumentacji spraw.

To nie są małe zmiany i trzeba o nich pomyśleć z wyprzedzeniem.

Opracowanie korespondencji elektronicznej w Poczcie Samorządowej

Już dzisiaj można przygotować grunt pod e-urząd. Proponujemy, aby rozpocząć od pism, które są nadsyłane w formie elektronicznej.  Aplikacja Poczta samorządowa pozwala w 4 krokach obsłużyć nadesłane pismo i wysłać odpowiedź do petenta.
1

Rejestracja pism przychodzących

Pisma nadesłane poprzez ePUAP lub Elektroniczne Biuro Podawcze są rejestrowane w urzędzie automatycznie.

2

Elektroniczna dekretacja pism

Dekretacja odbywa się w aplikacji Poczta Samorządowa. Pisma są elektronicznie przekazywane do  wskazanych pracowników. Dodatkowo mogą zostać udostępnione do wiadomości pracownikom odpowiedzialnym za nadzór.

3

Obsługa e-podpisu

Aplikacja Poczta Samorządowa umożliwia podpisywanie przez pracownika lub przekazanie do podpisu zwierzchnikowi. Popisywanie może być prowadzone w trybie "przejrzyj i podpisz jednym podpisem". Dzięki temu możemy za jednym razem elektronicznie podpisać wiele pism. Dodatkowo zwierzchnik może je podpisywać zdalnie.

4

Wysyłka pism z jednego miejsca

Wysyłka podpisanych pism na ePUAP lub Elektroniczne Biuro Podawcze wykonywana jest z jednego miejsca. W Poczcie Samorządowej nie ma ograniczeń co do wielkości czy liczby załączników.

Korzyści dla urzędu

  • Mniejsze koszty pocztowe
  • Bezinwestycyjne wdrożenie
  • Łagodne przygotowanie urzędu
    do powszechnych e-doręczeń
  • Łatwa rozbudowa do pełnego EZD

Korzyści dla mieszkańców

  • Urząd dostępny 24/7
  • Szybka wymiana pism =
    szybkie postępowanie
  • Dokumentacja sprawy
    zgromadzona w jednym miejscu

Korzyści dla pracowników urzędu

  • Łatwiejsza obsługa pism przychodzących
  • Łatwiejsze uzyskanie podpisu zwierzchnika
  • Podpisywanie wielu pism za jednym razem
  • Mniej pracy przy pismach wychodzących

Kalkulator oszczędności

Wskazujemy, że Poczta Samorządowa to łagodna ścieżka dojścia do e-urzędu. Poczta Samorządowa to również konkretne oszczędności tu i teraz. Chcesz wiedzieć jakie? Skorzystaj z naszego kalkulatora.

Cennik i specyfikacja aplikacji
Poczta Samorządowa

Korzystanie z Poczty Samorządowej odbywa się w oparciu o model "nie korzystasz nie płacisz". Aplikacja jest udostępniana za darmo, a opłaty są naliczane za pisma wysłane przez urząd. Mieszkańcy korzystający z Elektronicznego Biura Podawczego nie ponoszą żadnych kosztów.

0
Dostęp do aplikacji
2,5
Przesyłka wychodząca z urzędu
Elektroniczne Biuro Podawcze
Dostęp 24/7 poprzez przeglądarkę internetową
Elektroniczne formularze dostępnych wniosków w urzędzie
Wysyłka wniosków do urzędu
Odbiór pism i decyzji urzędowych
Powiadomienia o nowym piśmie przychodzącym
Historia korespondencji z urzędem
Automatyczny rejestr korespondencji wychodzącej
Korespondencja przychodząca
Automatyczna rejestracja korespondencji elektronicznej
Integracja skrzynki przychodzącej ePUAP urzędu
Integracja z Elektronicznym Biurem Podawczym
Elektroniczne przekazywanie do dekretowania
Automatyczny rejestr korespondencji przychodzącej
Obieg dokumentów
Elektroniczne przekazywanie korespondencji pomiędzy pracownikami
Elektroniczna podpisywanie pism
Korespondencja wychodząca
Automatyczne generowanie egzemplarzy pisma w ilości dostosowanej do liczby podmiotów
Obsługa elektronicznego podpisywania pism
Integracja skrzynki wychodzącej ePUAP urzędu
Integracja z Elektronicznym Biurem Podawczym
Automatyczny rejestr korespondencji wychodzącej