e-urząd

Już dziś doręczenia między podmiotami publicznymi muszą być w formie elektronicznej

Od czerwca 2017 roku każdy urząd jest zobowiązany doręczać pisma w sposób elektroniczny, gdy stroną lub uczestnikiem postępowania jest inny podmiot publiczny art. 39[2] KPA. W przypadkach doręczeń pism w formie papierowej ich prawomocność, może być kwestionowana.

Już wkrótce e-doręczenia staną się podstawowym sposobem doręczeń pism

W Ministerstwie Cyfryzacji prowadzone są intensywne prace nad ustawą wprowadzającą e-doręczenia jako podstawowy sposób doręczania pism urzędowych. Dla osób, które nie będą miały elektronicznej skrzynki odbiorczej, pisma będą przygotowywane i podpisywane elektronicznie, a dopiero na ostatnim etapie, w urzędzie pocztowym adresata będzie drukowana papierowa wersja pisma. To oznacza, że cała korespondencja wychodząca będzie musiała być tworzona, podpisywana i wysyłana elektronicznie.

Pismo elektroniczne bez podpisu elektronicznego nie jest prawidłowe

Częsta praktyka udzielania elektroniczny chodpowiedzi polega na elektronicznym przesyłaniu skanu dokumentu. Ostatnio sądy administracyjne jednoznacznie orzekały, że zeskanowany dokument papierowy nie jest prawidłowym dokumentem elektronicznym. Co więcej, sądy stoją na stanowisku, że pomimo przesłania skanu, trzeba przyjąć, że pismo nie zostało doręczone.

Obieg dokumentów w aplikacji Magistrat

1

Rejestracja pism przychodzących

Rejestruj pisma przychodzące do urzędu w kilku prostych krokach, a pisma nadesłane elektronicznie zostaną zarejestrowane automatycznie.

2


Elektroniczna dekretacja i
przekazywanie pism

Dekretuj nadesłane pisma i przekazuj je do wskazanych pracowników. Udostępniaj pisma do wiadomości pracownikom odpowiedzialnym za nadzór konkretnych spraw.

3

Uporządkowane teczki spraw

Pozbądź się stert nieuporządkowanych pism. W aplikacji Magistrat wszystkie dokumenty są automatycznie wiązane z elektronicznymi teczkami spraw.

4

Zintegrowany edytor tekstu

Integracja edytora tekstów sprawia, że wszystkie pisma tworzysz, edytujesz i archiwizujesz bezpośrednio w aplikacji Magistrat. Automatyczne rejestrowanie pism oraz narzędzia wypełniania ich danymi ułatwią i przyspieszą pracę.

5

Podpisuj wiele pism jednocześnie

Samodzielnie podpisuj pisma podpisem elektronicznym lub przekazuj je do podpisania zwierzchnikowi. W aplikacji Magistrat podpiszesz wiele pism jednocześnie.

6

Wysyłka wszystkich pism z jednego miejsca

Elektronicznie wysyłaj pisma bezpośrednio z aplikacji Magistrat. Przesyłki kierowane do skrzynek ePUAP wysyłaj w sposób tak prosty, jaki znasz z wysyłania e-maili bez ograniczeń co do wielkości i liczby załączników.

Kontroluj stan swoich spraw

Szybko prześledzisz i określisz stan prowadzonej sprawy dzięki łatwemu dostępowi do elektronicznych teczek akt spraw. Błyskawicznie sprawdzisz, czy dokument został podpisany, przekazany do biura podawczego czy wysłany, a także czy został odebrany przez poszczególne podmioty sprawy.

Automatyczne dane metrykalne dokumentów i teczek akt

Zastąp niezliczone ilości segregatorów przez serwer i aplikację Magistrat, które automatycznie rejestrują dane na każdym etapie pracy z dokumentami. Dzięki temu, masz pewność, że wszystko jest uporządkowane i nie musisz dodatkowo wypełniać rejestrów i metryk.

Koniec z pojedynczym drukowaniem pism, adresowaniem kopert i zwrotek

Drukuj komplet zaadresowanych pism, kopert i zwrotek jednocześnie. Wszystkie dane adresowe podmiotów sprawy są automatycznie wypełniane, znacznie ułatwiając i przyśpieszając Twoją pracę przy przygotowywaniu przesyłek do wysyłki.

Doręczaj pisma zgodnie z prawem

Od czerwca 2017 roku każdy urząd jest zobowiązany doręczać pisma w sposób elektroniczny, gdy stroną lub uczestnikiem postępowania jest inny podmiot publiczny art. 39[2] KPA.

Dostosuj aplikację do potrzeb urzędu

Stałe aktualizacje i ulepszenia gwarantują, że praca z aplikacją Magistrat jest bezpieczna i wygodna. W każdym momencie możesz rozszerzyć aplikację o moduły Budżet, Biuro Rady czy EBOI, dostosowując ją do potrzeb urzędu.

Zaoszczędź 12 000 zł rocznie

Nawet w małym urzędzie do podmiotów publicznych wysyła się od 100 do 150 pism miesięcznie. Same znaczki pocztowe to koszt około 12 000 zł rocznie, a przesyłki trzeba jeszcze wydrukować, włożyć do koperty i wysłać. To generuje koszty i pracę, które można by łatwo uniknąć.

120

pism miesięcznie

12 000 zł

oszczędności rocznie

Często zadawane pytania

Magistrat

do 10 użytkowników

6 000 zł
rocznie

każde kolejne stanowisko

300 zł

Obieg dokumentów

Elektroniczne przekazywanie korespondencji pomiędzy pracownikami

Elektroniczna akceptacja i podpisywanie pism


Elektroniczne teczki spraw

Elektroniczne teczki dla prowadzonych spraw

Porządkowanie teczek zgodne z klasyfikacją JRWA

Automatyczne udostępnianie teczek zwierzchnikom

Automatyczne budowanie metryki sprawy

Udostępnianie i przekazywanie teczek pomiędzy pracownikami


Korespondencja przychodząca

Rejestracja korespondencji papierowej i elektronicznej

Integracja skrzynki przychodzącej ePUAP urzędu

Elektroniczne przekazywanie do dekretowania

Automatyczny rejestr korespondencji przychodzącej


Tworzenie dokumentów

Automatyczne budowanie powiązania pomiędzy teczką sprawy a pismem

Zintegrowany edytor tekstu z szablonami pism i wspólną pracą nad dokumentem w aktualnej wersj

Automatycznie uzupełniane elementy pisma jak adresy i nazwy podmiotów czy numer sprawy

Automatyczne uzupełnianie metryki dokumentów


Korespondencja wychodząca

Automatyczne generowanie egzemplarzy pisma w ilości dostosowanej do liczby podmiotów

Obsługa elektronicznego podpisywania pism

Automatyczne budowanie kart nadawczych

Zaawansowana obsługa zwrotek ZPO

Integracja skrzynki wychodzącej ePUAP urzędu

Automatyczny rejestr korespondencji wychodzącej